tisk ]Virtual office
Virtual office neboli virtuální kancelář se v poslední době stává oblíbeným cílem pro celou řadu společností. Virtual office jako firemní sídlo však může podnikatelům přinést řadu nepříjemných důsledků. Pokud tedy máte zájem umístit sídlo společnosti do virtual office, měli byste si předem ověřit, zda provozovatel tohoto virtual office splňuje potřebné zákonné povinnosti:
1. Virtual office musí garantovat přebírání písemností
Provozovatel virtual office – virtuální kanceláře musí být schopen zaručit nejen řádné přebírání poštovních zásilek, ale také:
- okamžitě klientovi avizovat přijetí zásilky ve virtual office – důvodem je, že úřední zásilky často obsahují lhůtu na vyjádření a případné zmeškání této lhůty může mít pro společnost negativní důsledky
- vést knihu přijaté pošty po celou dobu, kdy je ve virtual office sídlo registrováno - v opačném případě je jakákoli garance přijímání pošty zbytečná
- uschovávat či přeposílat zásilky ve virtual office přesně podle instrukcí klienta - přičemž klient může požadavky ohledně nakládání s poštou měnit či doplňovat podle svých představ
2. Virtual office – virtuální kancelář musí garantovat kontakt s veřejností a úřady
Provozovatel virtual office – virtuální kanceláře musí na základě dohody s klientem zajistit kontakt společnosti s veřejností a orgány státní správy - minimálně formou evidence návštěv ve virtual office, přijímání vzkazů a jejich okamžitého vyřizování. Virtual office navíc musí být dostatečně kapacitně vybaveno na to, aby klient měl možnost využívat kanceláře nebo zasedací místnost pro účely obchodních jednání.
3. Virtual office musí garantovat kontinuitu služeb
Provozovatel virtual office musí garantovat, že v průběhu trvání smlouvy s klientem nedojde ke změně vlastnických práv k budově, ve které je umístěno sídlo klientovy společnosti. V opačném případě hrozí trvalé riziko, že společně s právem užívání dané nemovitosti automaticky - a bez možnosti klienta jakkoli reagovat -zanikne i klientův právní titul k užívání virtual office. Klient pak musí okamžitě hledat jiný virtual office vhodný pro umístění sídla společnosti, jinak mu hrozí sankce ze strany orgánů státní správy, v krajním případě i likvidace společnosti.
Všem zájemcům o službu virtual office proto raději doporučujeme obrátit se na specializovaná business centra, která nabízí službu „Poskytnutí sídla“.
