Právník radí: Kancelář označte a pravidelně vybírejte poštu
Čtěte, na co si dát pozor při zakládání virtuální kanceláře
Virtuální kanceláře využívá v Česku přes patnáct tisíc podnikatelů a další rychle přibývají. "Při uzavírání smlouvy s pronajímatelem je však třeba dát pozor na několik sporných věcí," říká advokátka Petra Sochorová z právní kanceláře Havel & Holásek.
Jsem začínající podnikatel, chtěl bych si pronajmout virtuální kancelář. Co si mám ohlídat?
Umisťování sídel firem do takzvaných virtuálních kanceláří je mezi podnikateli stále oblíbenější. Tato praxe je typická zejména pro zahraniční společnosti, které pro podnikání v Česku potřebují minimálně organizační složku, která musí mít sídlo na území naší republiky. V případě tuzemských podnikatelů je důvodů pro využití virtuálních kanceláří určitě více. Mezi nejčastější patří snaha o snížení nákladů, prestižní či zajímavá adresa a možnost změny adresy.
V praxi však může toto řešení přinést několik problémů. Obchodní a občanský zákoník stanovují požadavek uvádění takzvaného skutečného sídla. Podnikatel je totiž povinen zapsat do obchodního rejstříku své skutečné místo podnikání. Pak tedy nemůže proti tomu, kdo se dovolává sídla zapsaného v obchodním rejstříku, namítat, že má své skutečné sídlo v jiném místě. Problém může nastat také při kontrolách ze strany státních orgánů. Podnikatel je povinen finančnímu úřadu zajistit vhodné místo a podmínky k provádění daňové kontroly. Také pokud by ve virtuální kanceláři docházelo k problémům s přebíráním pošty, mohly by podnikateli uplynout lhůty, které jsou finančním úřadem stanoveny. Sídlo podnikatele musí být rovněž označeno v souladu se zákonem, což platí i pro virtuální kancelář.
Někteří podnikatelé "prchli" do velkého města do virtuálních kanceláří před častými kontrolami finančních úřadů. Mohou lidé z finančního úřadu – pokud najdou nějaké nesrovnalosti – přesunout firmu zpět do předchozího místa?
Podle mého kolegy Jana Krejsy, odborníka na daňovou problematiku, určitě ano. Finanční úřady mohou i z vlastního podnětu usilovat o takzvanou delegaci místní příslušnosti. Místní příslušnost rozhoduje o tom, který finanční úřad bude provádět úkony vůči daňovému subjektu – tedy podnikateli – a kam on bude podávat například daňová přiznání. O delegaci místní příslušnosti rozhodne správce daně, tedy finanční ředitelství nebo ministerstvo financí. K delegaci dochází v případě, že je podezření na fiktivní sídlo a z hlediska účinnosti a hospodárnosti správy je vhodnější, aby podnikatel spadal pod jiný finanční úřad.
Jak zajistit, aby se v průběhu pronájmu virtuální kanceláře nezměnila vlastnická práva v prostorách, ve kterých je umístěno sídlo společnosti? Hrozí riziko, že společně s právem poskytovatele k užívání dané nemovitosti automaticky zanikne i moje právo k užívání sídla společnosti? A co se v takovém případě dá dělat?
Je důležité věnovat pozornost obsahu uzavírané smlouvy. Podle zákona totiž platí, že v případě, že dojde ke změně vlastnictví budovy, v níž se pronajatá kancelář nachází, není nájemník ani pronajímatel oprávněn z tohoto důvodu nájem vypovědět, pokud není dohodnuto jinak. Stejné pravidlo se pak uplatní v případě uzavření podnájemní smlouvy. Je-li však podnikatel v podnájemním vztahu, musí si být vědom i toho, že tento vztah zaniká spolu s nájemní smlouvou.
Uvádím-li sídlo své firmy na prestižní adrese, na které však ve skutečnosti nejsem, není to klamavá reklama?
Takové jednání podle mého názoru nelze posoudit jako klamavou reklamu. Za tu se podle obchodního zákoníku považuje šíření údajů o vlastním nebo cizím podniku, jeho výrobcích či výkonech, které vyvolá klamnou představu a zjedná tím vlastnímu nebo cizímu podniku v hospodářské soutěži nebo styku prospěch na úkor jiných soutěžitelů, spotřebitelů nebo dalších zákazníků. Prokázat tedy, že informace o tom, že pekař Adam má oficiální sídlo v centru Prahy, mu pomohlo získat více zákazníků, a to na úkor pekaře Tomáše s oficiálním sídlem na okraji Prahy, by v praxi bylo přinejmenším obtížné. I když občas lze těžko říci, podle čeho si zákazníci vlastně vybírají... Nicméně, není mi znám žádný obdobný případ, který by se před českými soudy danou problematikou zabýval.
Řešili jste už ve vaší firmě nějaký případ týkající se virtuální kanceláře?
Nejsem si toho vědoma.
Jaký je váš názor na virtuální kanceláře? Pronajala byste si ji?
Určitě je důležité si nejdříve rozmyslet, proč je kancelář, a případně i její umístění, důležitá. Já osobně jsem velmi často ve styku s klienty a potřebuji tato setkání kombinovat i s možností okamžitě pokračovat v práci – většinou v psaní na počítači, telefonování a podobně. Z tohoto důvodu by pro mě virtuální kancelář neměla moc význam.
***
"Podnikatel se pronájmem virtuální kanceláře snaží snížit náklady a získat prestižní či zajímavou adresu." Petra Sochorová, advokátka
