Na prestižní adrese
Kamila Ondráčková | Místo v kanceláři jste neustále na cestách, na schůzkách s klienty, a když můžete, práci si berete domů? Jestli vaše kancelář většinu dní v týdnu zeje prázdnotou, popřemýšlejte o kanceláři virtuální. Můžete ušetřit desítky tisíc měsíčně, zároveň získáte prestižní adresu a možnost dalších služeb. Pro koho je virtuální kancelář Tento typ sídla je vhodný spíše jen pro menší a střední podnikatele, kteří jsou často na cestách nebo pracují doma. "Skutečně operující, seriózní firma, zvláště pak z konzervativní a prestižní branže jako třeba právní firma, stále podle mého názoru potřebuje klasické kanceláře," říká Jiří Fajkus z realitní kanceláře Real Spektrum. Ovšem ti, kteří kanceláře využívají sotva z jedné třetiny, nemusí váhat.
"Podnikatelé si začínají uvědomovat, že často není důvod, aby platili za kancelář, kterou využívají velmi málo," uvádí David Vidomous, mluvčí společnosti Office House, která je u nás největším provozovatelem virtuálních kanceláří. Tyto kanceláře tak často využívají obchodní firmy, jejichž manažeři hodně cestují, nebo pracují na home office. "Dále máme klienty z oblasti realitních makléřů a finančních poradců, pojišťovací makléře, zkrátka podnikatele, kteří tráví čas mezi lidmi a nepotřebují kancelář využívat denně, pouze čas od času rádi zorganizují meeting v zasedací místnosti. Dále je pak zájem ze strany mimopražských firem, které oslovuje možnost využití prestižní adresy," uvádí Martina Brandová, majitelka firmy Mestrey, která službu také provozuje.
Sekretářka v pronájmu
Pokud si pořídíte virtuální kancelář, získáte korespondenční adresu nebo přímo i sídlo u specializované firmy, která vám bude zajišťovat administrativní zázemí. Získáte také vlastní telefonní linku a hovory od zákazníků či dodavatelů budou přijímány jménem vaší společnosti. Podle vašich instrukcí je buď vyřídí operátorka a předá vzkaz nebo
může být hovor přepojen přímo na váš mobil. "V rámci přiděleného telefonního a faxového čísla má klient možnost vytvořit si vlastní komunikační "strom" prostřednictvím individuální kombinace přepojování na recepční, hlasovou schránku nebo hlasovou prezentaci," vysvětluje David Vidomous.
Zajištěn budete mít také příjem pošty. O příchodu korespondence dostanete ihned zprávu, můžete si ji vyzvednout nebo nechat přeposlat na jinou adresu. "Navíc dokážeme klientovi nabídnout výpomoc v podobě osobní asistentky, vyřídí drobnou administrativu či různé pochůzky," doplňuje David Vidomous. Rozsah služeb je u každého podnikatele individuální, záleží na domluvě. V případě, že se budete potřebovat sejít se zákazníkem osobně nebo uspořádat jednání, můžete si krátkodobě pronajmout zařízenou kancelář nebo zasedací místnost. Tak zvaná business centra, která virtuální kanceláře provozují, mají pro tyto účely připraveny prostory a odpovídající techniku.
Zaplatíte tak pouze za čas, který v kanceláři skutečně "prosedíte". "Překvapila nás vysoká úroveň vybavenosti a služeb, já osobně mám zkušenost s využíváním normální kanceláře. Kdybych v době zakládání své první společnosti věděl o této možnosti, určitě bych si virtuální kancelář zřídil," říká klient virtuální kanceláře Roman Čmiel, ředitel ostravské firmy Openway, která se zabývá prodejem stavebního materiálu.
Sídlo, kde je potřeba
Podnikatele do virtuálních kanceláří láká hned několik důvodů. Hlavní výhodou je podle Jany Babůrkové ze společnosti Smart Office úspora nákladů. Ty v případě pražské adresy mohou dosahovat i desetitisíců korun měsíčně. "Dalším plusem je profesionální image a vyšší prestiž například pro podnikatele z venkova, kteří své sídlo přenesou do velkého města," domnívá se Jana Babůrková.
Díky této službě tak může firma expandovat do dalšího města, do zahraničí nebo zahraniční společnost k nám. "Potvrzují to přímo naši klienti, kteří mimo českých sídel začali časem využívat i naše pobočky v Bratislavě a Košicích," uvádí David Vidomous.
Pokud firma zjistí, že se jí třeba v novém regionu nedaří, ihned bez poplatku virtuální kancelář zruší. Je to mnohem jednodušší než zavírat klasickou pobočku a propouštět zaměstnance. Také když podnikatel nechce umístit sídlo firmy do místa svého bydliště, je tato varianta možné řešení. "Naši hlavní podnikatelskou činnost provozujeme v jiné části České republiky, ale do budoucna máme za cíl rozšíření činnosti po celém území republiky. Chtěli jsme mít také z prestižních důvodů sídlo společnosti v Praze. To v mezinárodním obchodním styku hraje velkou roli," vysvětluje Roman Čmiel.
Kolik zaplatíte
Ceny se liší podle služeb, které budete využívat. Když budete potřebovat jen obchodní adresu, můžete ji u Comeflex Consulting pořídit již za 250 korun měsíčně. Jedná se však jen o poskytnutí adresy, příjem poštovních a kurýrních zásilek do padesáti kusů za měsíc a upozornění na příchozí poštu e-mailem. Jestliže budete chtít u stejné společnosti na Praze 5 i sídlo, zaplatíte 790 korun. Pokud budete využívat rozšířených služeb, jako je třeba přeposílání pošty nebo možnost pronájmu kanceláře či konferenční místnosti, cena se vyšplhá na 4 900 korun za měsíc. Lokalita hraje v ceně také svou roli. U společnosti Office House, pořídíte v Pardubicích sídlo firmy za 600 korun měsíčně, zatímco v Praze 1 na Ovocném trhu vás vyjde na 4 800 korun. K cenám za sídlo u Office House pak platíte zase služby, které si vyberete. Za příjem pošty si připlatíte 100 korun měsíčně a třeba za hodinový pronájem zasedací místnosti zaplatíte na Ovocném trhu 500 korun.
Jak si vybrat
"Podnikatel, který uvažuje o virtuální kanceláři, by měl nejdříve zvážit, jaké služby od poskytovatele očekává, za jakou cenu a v jaké lokalitě," informuje Irena Janíková ze společnosti Comeflex Consulting. Důležité je, aby si zájemce sehnal co nejvíce informací o provozovateli, jakou má firma historii a zkušenosti. "My jsme se řídili doporučením," říká Roman Čmiel. "Vyberte si solidní firmu s historií v oboru, dostatečnými referencemi a portfoliem sídel. Jen u takové máte záruku, že bude vše stabilní, transparentní a plně v souladu se zákonem," upozorňuje obchodní manažerka Smart Office Jana Babůrková.
Nejlepší je osobní návštěva, na které se můžete seznámit s tím, jak to v daném business centru funguje. Podle Martiny Brandové je také dobré nedívat se jen na cenu služby, protože ta je často záměrně podhodnocena a postupně se přidávají další skryté poplatky. Doporučuje hledat poskytovatele, který má přehledné informace na webových stránkách, nabízí přijatelnou a jasně stanovenou cenu a průhledné smluvní podmínky, nachází se v lokalitě, která je pro klienta zajímavá, a především je s ním dobrá komunikace a následná spolupráce. "Věřte svému instinktu, ten vás nikdy nezklame," dodává Martina Brandová. Samotné zřízení je pak jednoduchý a rychlý proces. Po specifikaci rozsahu služeb můžete mít kancelář k dispozici prakticky ihned. K uzavření smlouvy stačí průkaz totožnosti a doklad prokazující oprávnění jednat jménem dané společnosti - v případě již existující společnosti je to výpis z obchodního rejstříku. Když se jedná o nově založenou společnost, donesete notářem sepsanou zakladatelskou listinu nebo společenskou smlouvu. U nově vznikající firmy je plně funkční virtuální kancelář uvedena do provozu až po registraci do obchodního rejstříku.
Na co pozor
Jestli vám bude virtuální kancelář sloužit nejen jako korespondenční adresa, ale budete mít zde i sídlo, zpozorněte. Definice sídla podle zákona je v případě virtuální kanceláře někdy na hraně, v místě business centra sídlí i stovka firem, takže ve skutečnosti není možné se kdykoliv setkat i s vedením společnosti, což by mělo být dodrženo. Finanční úřady čím dál více kladou důraz na zjištění skutečného sídla. "Často se podnikatel, který chce díky virtuální kanceláři ve velkoměstě uniknout z dosahu finančního úřadu na malém městě, diví, že za pár měsíců je vrácen pod původní finanční úřad," upozorňuje Martin Chamr ze společnosti Chamr & Partners. Finančnímu úřadu je totiž jasné, že se jedná o kanceláře virtuální. "Naše firma také tyto služby poskytovala, jenže poté, co se nám začaly hromadit problémy s úřady a exekutory, jsme od nabídky ustoupili."
Musíte si tedy dávat pozor na splnění zákonem stanovených požadavků na sídlo firmy. Že na dané adrese sídlíte, by mělo být viditelně označeno názvem firmy a identifikačním číslem. Podnikatel má mít v sídle společnosti zajištěné přebírání písemností, okamžitě byste měli dostávat avízo o zásilce. Musíte mít zabezpečen kontakt s veřejností a úřady. Jako uživatel máte mít dokonalý přehled o všech návštěvách. "Zjistěte si, jak provozovatel návštěvy eviduje, jak vám dá vědět, že návštěva proběhla, jestli disponuje dostatečnou kapacitou pro případné schůzky a jednání," upozorňuje David Vidomous. Poskytovatel vám také musí garantovat, že v době trvání smlouvy nedojde ke změně vlastnických práv k prostorám, ve kterých je vaše sídlo umístěno. Hrozilo by, že byste si pak narychlo museli hledat sídlo nové. Pokud provozovatel tyto povinnosti neplní, může být klient opakovaně pokutován, ze strany úřadů, nebo může dojít až k návrhu na likvidaci firmy pro nesoulad se zápisem v obchodním rejstříku.
Klasická versus virtuální
Podle některých odborníků však firma potřebuje kvůli reprezentaci a image klasickou kamennou kancelář. "Pro střední a větší firmy není virtuální kancelář vhodná, vyžadují kamenné sídlo s reklamními poutači.
Demonstrují tím svou stabilitu, solventnost a solidnost. Pod virtuální kancelář se totiž snáze dá ukrýt i nesolidní podnikatel," míní ředitel realitní kanceláře Sting Commerce Daniel Říman. Nehrozí tedy, že se na vás budou obchodní partneři dívat s nedůvěrou jako na někoho, kdo ani nemá na pronájem kanceláře? Provozovatelé virtuálních kanceláří říkají, že obchodní partneři jejich klientů nemají sebemenší šanci rozeznat, zda firmy v daném business centru sídlí, nebo jestli jsou kanceláře "jen" virtuální. "S negativními ohlasy u našich obchodních partnerů jsme se doposud nesetkali, ba právě naopak. Při představení našeho podnikatelského záměru se jim naše řešení jevilo jako optimální," uzavírá Roman Čmiel.
Zájem neustále roste
Podle analýzy společnosti Office House stoupá v České republice počet podnikatelů, kteří využívají virtuální kancelář. Zatímco loni ke konci března jich bylo něco málo přes 10 tisíc, letos jich je ve stejném období už téměř o pět tisíc více. Největší zájem je o virtuální kanceláře v Praze, nejvyšší procentuální nárůst ovšem zaznamenala Ostrava. Kanceláře si můžete pořídit také v Brně, Pardubicích, Plzni či Bratislavě."Krize se v tomto oboru projevila pro nás v pozitivním smyslu," potvrzuje stoupající zájem Martina Brandová.
Výhody a nevýhody
- + úspora nákladů
- + prestižní adresa
- + administrativní servis
- + snadná expanze do jiného regionu
- - nemáte vlastní kancelářské prostory
- - riziko nedodržení zákonných požadavků na sídlo, pokuty od úřadů
- - riziko navrácení zpět pod příslušný finanční úřad, kde skutečně podnikáte
- - možné předsudky obchodních partnerů, kamenná kancelář pro ně může působit důvěryhodnějším dojmem
