Krize velí: Virtuální kancelář a pracovna jako hodinový hotel
Přestože pražský kancelářský trh tvoří zhruba 2,7 milionu metrů čtverečních prostor třídy A+B a flexibilní a virtuální kanceláře zaujímají plochu pouhých několika tisíc metrů čtverečních, jejich klienti se počítají v tisících a jejich počet skokově roste. Virtuální a flexibilní kanceláře zůstanou pro určité typy firem nepřijatelné a kamenná sídla jimi ani v rámci šetření nenahradí. "Adresy k pronajmutí" a sdílené kanceláře však představují alternativu pro začínající firmy, pro ty, kteří se nechtějí nechat svazovat pětiletými kontrakty, nebo třeba pro podnikatele, kteří se jen nechtějí příliš často potkávat s "berňákem".
Trh virtuálních sídel roste
Počet podnikatelů, kteří využívají takzvanou virtuální kancelář, v poslední době rychle roste. V březnu loňského roku si pronajímalo sídlo něco málo přes deset tisíc podnikatelů, letos už mělo "virtuální adresu" o pět tisíc společností více. Největší zájem je tradičně o virtuální kanceláře v Praze, nejvyšší procentuální nárůst ovšem zaznamenala Ostrava. Vyplývá to z analýzy společnosti Office House, která poskytuje sídla firmám a provozuje flexibilní kanceláře v Česku a na Slovensku. Sídlo společnosti spravované prostřednictvím virtuální kanceláře má aktuálně v hlavním městě přes 11 tisíc podnikatelů, v Ostravě více než 1700 a v Brně okolo 1500.
Prestiž a klid od berňáku
Podnikatelé mají zájem o virtuální kanceláře ve velkých městech - zejména v Praze - z několika důvodů. Tím zásadním je zřejmě image. Mít sídlo společnosti v metropoli je pro řadu podnikatelů otázkou prestiže. Nezanedbatelnou skupinu klientů tvoří také firmy, které míří do Prahy, aby minimalizovaly kontakt s úřady. "Úspěšné firmy často utíkají do velkých měst, protože mají pocit, že v regionu jsou středem pozornosti okolí - konkurence, úřadů či závistivých sousedů. Sídlo společnosti umístěné v anonymnějším prostředí většího města může podnikateli přinést větší klid k podnikání a rozvoji firmy," soudí Mária Ščamburová, obchodní ředitelka společnosti Office House. Úřady jsou v regionech opravdu daleko aktivnější než v hlavním městě. Třeba podnikatele v Pacově na Vysočině kontroluje tamní finanční úřad v průměru každých pět let, do firmy se sídlem v Praze 10, v Praze 6 nebo Praze 2 zavítá kontrola ani ne jednou za sto let, ukázala analýza společnosti Terrinvest. Virtuálním sídlem si mohou firmy ušetřit řadu dalších komplikací. Podnikatelé, kteří si zaregistrují sídlo firmy na adrese trvalého bydliště, riskují třeba exekuci majetku nepatřícího společnosti. "Virtuální sídlo je vhodné i pro ty, kteří nemohou mít sídlo tam, kde mají provozovnu, protože nedostanou souhlas od majitele nemovitosti. Pokud by je měli psané v provozovně a tu chtěli změnit, musejí zároveň změnit i sídlo, což obnáší kolek, nutnost informovat úřady a klienty a další nepříjemnosti. S virtuálním sídlem lze měnit provozovnu flexibilně, bez byrokracie a dodatečných nákladů," říká Barbora Helclová ze společnosti Prague Business Office. Za rostoucím zájmem o virtuální kanceláře stojí ale v současné době především snaha šetřit náklady za provoz klasické kanceláře. "Tito podnikatelé nejčastěji pracují doma, my se jim pak staráme o provoz virtuální kanceláře. Dle dohody jim podle stanovených instrukcí přijímáme a přeposíláme poštu, vyřizujeme telefonáty, zařizujeme řadu drobné administrativní práce a podobně," vysvětluje Ščamburová.
Konkurence sílí
Zvýšenou poptávku po virtuálních kancelářích dokládá i růst společnosti Office House. V roce 2002 začínala se dvěma business centry v Praze, dnes působí v osmi městech Česka a na Slovensku. Dohromady provozuje 17 business center. Jen v Praze jich má sedm. Firmě ovšem vyrostla i konkurence. "Před osmi lety jsme byli průkopníky tohoto byznysu. Dnes tuto službu u nás poskytuje přes 50 subjektů. Jenom za poslední dva roky přibylo na trhu okolo dvaceti společností nabízejících pronájem obchodní adresy," vypočítává Ščamburová. Pořídit si virtuální kancelář je aktuálně možné už na 110 tuzemských adresách. Největší koncentrace těchto center je přitom podle očekávání v Praze, kde je umístěno 60 procent všech business center, která služby virtuálních kanceláří nabízejí. Dalších 16 procent virtuálních kanceláří je v Brně, následovaných Ostravou s osmi procenty. Zbývající centra jsou pak rozmístěna v dalších městech republiky. V Praze je přitom největší výběr mezi virtuálními kancelářemi v městské části Praha 1. Celkem je zde více než dvacet specializovaných business center, která se pronájmem obchodních adres zabývají. Své sídlo v nich mají téměř tři tisícovky podnikatelů. Mezi klienty je ale nejoblíbenější částí Praha 3. Zde je business center s virtuálními kancelářemi deset, sídlí v nich ovšem téměř čtyři a půl tisíce firem. Na jedno business centrum v Praze 3 tak vychází průměrně 440 nájemců. Pro firmy je zajímavá také Praha 5. V šesti business centrech má svou virtuální kancelář více než 1200 podnikatelů.
Krize přivedla klienty
Nárůst počtu klientů hlásí i společnost Smart Office. "Dle dat, která máme k dispozici, se ke konci roku počet firem a podnikatelů, kteří využívají pravidelně služby virtuálních kanceláří, vyšplhá na 20 tisíc uživatelů," říká Jana Babůrková, manažerka značky Smart Office. Podobně jako její konkurence soudí, že trh v letech 2009 a 2010 zaznamenal velmi radikální navýšení počtu klientů řádově o desítky procent především z důvodu finanční krize. Navíc služeb virtuálních kanceláří prý začínají v hojné míře využívat i zahraniční klienti. "Ceny a úroveň standardu poskytovaných služeb pro klienty virtuálních kanceláří jsou ve srovnání s dalšími městy v rámci EU v Česku nejvýhodnější. S mnohem větším rozdílem v ceně potom musejí zájemci o služby virtuálních kanceláří počítat při platbě za stále poptávanější doprovodné služby, jako jsou například krátkodobý pronájem zasedací místnosti či plně vybavené kanceláře," dodává Babůrková. V centru Prahy si lze u této firmy pronajmout plně vybavenou kancelář od 15 tisíc korun za měsíc, ve Vídni zhruba za 980 eur.
Kancelář jako hodinový hotel
Flexibilní pronájem kompletně vybavené kanceláře s veškerým administrativním a technickým outsourcingem přidala loni ke službám virtuální kanceláře také společnost Office House. "Jsme schopni nabídnout pronájem už od jedné hodiny. Cena se stanovuje individuálně dle délky pronájmu a počtu lidí. Dokážeme nabídnout kancelář za pět set korun za hodinu a osobu. V případě delších, například měsíčních pronájmů, pak nabízíme pracovní místo už od 6800 korun za měsíc pro jednu osobu (jde o takzvaný hot- desk). V případě zájmu o kancelář se cena pohybuje už od deseti tisíc korun za měsíc na osobu," konkretizuje podmínky Aleš Fritz, manažer projektu Flexi Office společnosti Office House. Zájem zatím registruje především od zahraničních manažerů, kteří vědí, "o co jde". Čeští podnikatelé jsou prý velmi opatrní. Zahraniční manažeři jsou podle jeho zkušeností daleko více zvyklí plánovat a efektivně využívat pracovní čas tak, aby v dostatečném předstihu věděli, kdy potřebují využívat kancelář a kdy ne. "Český podnikatel si stále ještě raději pronajme kancelář na několik let dopředu, přičemž v ní ve skutečnosti stráví dohromady tak maximálně dva dny pracovní doby z celého týdne. U nás by přitom platili pouze zmíněné dva dny a měli by v mnoha případech ještě komfortnější a profesionálnější servis," podotýká Fritz.
Pro malé i velké
Na klienty, kteří upřednostňují pružné nájemní smlouvy a jednoduchost pracovního prostředí "hotelového typu" zacílila i skandinávská společnost FirstClients. Vybavené kanceláře nabízí v business centru Gemini na Pankráci. Pružnost a prakticky nulové počáteční náklady oceňují podle jejích zkušeností kromě malých firem s několika zaměstnanci i velcí mezinárodní hráči. Například Nokia umístila do polského kancelářského centra 80 zaměstnanců. "Řadu zákazníků překvapí cena za pronájem flexibilní kanceláře, která je většinou výrazně nižší, než je tomu v případě tradičních kancelářských prostor. Úspory od čtyř do 15 procent plynou ze služeb, které nejsou potřebné neustále, jako jsou například zasedací místnosti, administrativní služby, kopírky, vybavení kuchyňky a podobně, jež se sdílejí se všemi nájemci," vysvětluje Kenneth Ohlendorff, výkonný ředitel společnosti FirstClients. Bert Hesselink, zástupce poradenské společnosti DTZ, předpokládá, že tento segment trhu se bude vzhledem k vývoji ekonomiky rozvíjet. "S ohledem na nejistý vývoj světové ekonomiky panuje velká váhavost k větším investicím a finančním výdajům obecně. To platí rovněž o trhu kancelářských prostor - nájemci velmi otálejí s podpisem dlouhodobých smluv, s nimiž jdou ruku v ruce investice do vybavení nových kanceláří. U váhavých nájemců je flexibilní administrativní prostor, kompletně vybavený nábytkem i další technikou, možným řešením - zvlášť, když se platí jen za hodinové, týdenní, měsíční nebo roční užívání," míní.
Pár metrů na dva týdny
Bourat zažitý stereotyp víceletých nájemních kontraktů se pokouší i jeden z klasických developerů. Společnost Orco Property Group zavedla nový typ pronájmu komerčních prostor ve své nemovitosti Bubenská 1 v Praze 7. Koncept Office Hotel má oslovit firmy, které hledají pronájem prostoru přímo od majitele a nechtějí nebo se nemohou časově vázat na delší období. Zájemci si mohou pronajmout kancelář už od dvou týdnů. Největší poptávka je po kancelářích o velikosti 20 až 30 metrů čtverečních. Metr čtvereční si mohou pronajmout za pět eur. Petr Kareš, vedoucí oddělení zastupování nájemců Jones Lang LaSalle, však v Česku žádný výrazný boom takovýchto služeb neočekává. "Spíš jde o potřebu majitelů nějakým způsobem pronajmout neobsazené kanceláře a poskytnout klientům širší nabídku, což je obecně pro nájemníky pozitivní," říká. Standardně nájemníci - menší firmy - uzavírají smlouvy na tři až pět let, ti velcí i na dvojnásobek. "V současnosti ale sílí tlak nájemníků na poskytování možnosti předčasného ukončení smlouvy po dohodnuté době, třeba i za cenu pokuty," dodává k trendům na trhu Kareš.
Islandská sopka zvedla zájem
Poptávka po službách takzvaných hodinových kanceláří v Česku roste podobně jako po virtuálních kancelářích. "Nárůst o desítky procent od začátku roku 2010 je dán jednak tlakem zahraničních společností a jejich manažerů, kteří chtějí pro svá jednání využívat profesionální servis a zázemí kancelářských prostor, i samotným zájmem českých firem o tuto službu v době, kdy je jednou z priorit snižování interních nákladů," říká Jana Babůrková. Této nové službě na českém trhu pomohl podle ní i neočekávaný výbuch islandské sopky, zejména v týdnu, kdy nefungovala mezinárodní letecká doprava.
Mezi klienty poptávající tuto službu patří hlavně (přes 70 procent) cizinci, již v ČR stráví v průměru pouze několik dní v měsíci nebo roce. Téměř 85 procent poptávky po takzvaných hodinových kancelářích směřuje do Prahy, o zbylých 15 procent zahraničních klientů se dělí Brno a Ostrava. Průměrná doba pronájmu kanceláře je u těchto zákazníků tři dny v měsíci. Druhou skupinu zájemců tvoří podnikatelé a české firmy, kteří volí převážně v Praze pronájem v průměru na osm až deset dní v měsíci. Jedná se hlavně o mimopražské firmy, jež si pronájmem hodinové kanceláře a zasedací místnosti jednoduchým způsobem zřídí v Praze svoji pobočku, kde mohou pracovat a setkávat se s klienty.
