tisk ]Outsourcingem k efektivitě i úsporám
Outsourcing služeb, které přímo nesouvisejí s hlavním předmětem podnikání a mohou se proto „předelegovat“ na externí odborníky, je dnes pro řadu českých podnikatelů samozřejmostí. Firmy si najímají pracovníky, specialisty na komunikaci, marketing nebo IT podporu. Zlaté časy s pokračující hospodářskou recesí zažívají takzvané virtuální kanceláře. Outsourcing je totiž jednou z cest, jak výrazně optimalizovat provozní náklady a výkonnost společnosti.
Dříve, než společnost k outsourcingu přistoupí, by měla být v prvé řadě provedena kvalitní hloubková analýza procesů, které mají být outsourcovány. V ní by mělo být určeno rozhraní navazujících podnikových procesů, hlavní výdajové položky a jejich roční objem. V této přípravné fázi je zároveň nutné stanovit náklady na outsourcing a zajistit metodiku jejich sledování. „Našim klientům proto doporučujeme zpracování takzvané business case. Pokud je tento postup dodržen a má-li být důvodem outsourcigu finanční úspora, pak jí lze dosáhnout,“ říká Daniel Frémund, Account Manager společnosti Logica, která se zabývá zejména aplikačním outsourcingem a business process outsourcingem. „Některé přínosy outsourcingu se projevují okamžitě, některé až za delší období. Proto by každá outsourcingová služba měla být uzavírána na minimálně tři roky až pět let,“ dodává Frémund.
Podle Martina Koštíře, ředitele obchodního odboru společnosti OKIN GROUP, jež se zabývá zejména službami z oblasti technické správy budov, se v poslední době množí dotazy na outsourcing coby nástroj, který může potencionálně přinést nákladové úspory a pozitivně ovlivnit cash flow. „Stále se setkáváme s klienty, pro které outsourcing znamená pouze převedení vlastního personálu pod odbornou společnost. Těmto společnostem outsourcing reálnou úsporu obvykle nepřinese. Úspory lze docílit zejména pokud klient nepřemýšlí pouze o kapacitách, ale chce opravdu odebírat služby a nechá tak na nás, abychom řešení designovali přímo pro jeho potřeby.“
Lepší adresa za méně peněz
Mnoho majitelů firem přinutila krize šetřit i na položkách, které dosud považovali za standard nutný k podnikání. Podnikatelé proto dnes častěji pracují z domova, stěhují se do míst s levnějším nájmem nebo se alespoň snaží vyjednat výhodnější cenu. Najemné v prvotřídních budovách v centru Prahy se podle posledních údajů společnosti Cushman & Wakefield pohybuje okolo 20 až 21 euro za m2 měsíčně, na okraji hlavního města pak ceny dosahují 12 až 14 euro. „Všeobecně se dá říct, že většina developerů i majitelů nemovitostí již dosáhla dna rentability svých investic a nedá se tedy očekávat další navyšování pobídek či snižování nájemného. Zároveň bude letos dokončeno jen mizivé procento nových objektů a dá se předpokládat, že nabídka se ve druhé polovině roku srovná s poptávkou,“ uvádí Jitka Kvartková z Cushman & Wakefield.
Stále více společností své původní sídlo ruší úplně a místo nich si pořizují virtuální kancelář. Cena za pronájem a provoz takové kanceláře je oproti pronájmu klasické kanceláře mnohem nižší (viz. box), firma navíc nemusí platit za vlastní asistentku nebo recepční. „Přichází k nám řada klientů, kteří zrušili svou vlastní kancelář z důvodu vysokých nákladů. My jim dokážeme zabezpečit kompletní administrativní provoz stejně, jako by provozovali vlastní kancelář. Spolu s virtuální kanceláří přitom navíc v drtivé většině případů získají mnohem lepší adresu, než na které působili předtím,“ říká Mária Ščamburová, obchodní ředitelka společnosti OFFICE HOUSE. Takováto služba se ovšem nenabízí jen dlouhodobým zájemcům. Pronajmout kancelář, zasedací místnost a k tomu veškerou technické zázemí a personál se dá i třeba na jednu hodinu.
Zájem o virtuální kanceláře roste kromě Prahy také v Brně a Ostravě. Podle informací společnosti OFFICE HOUSE využívá na českém trhu v současné době virtuální kanceláře okolo 13 tisíc podnikatelů.
„V době nejistoty a turbulencí roku 2009 je pro firmy rozhodují cashflow. A právě outsourcing pracovního prostředí firmy se stal novým hitem práce. Jednak z důvodů minimalizace vstupních investic související s pracovními prostory a provozem firmy, za druhé kvůli možnému převodu fixních nákladů na variabilní náklady, kdy platíte pouze za to, co skutečně vyčerpáte,“ vysvětluje Jan Stávek, ředitel společnosti Office Advisor Group a dodává: „Naše prognózy se zcela potvrdily, o pronájem pracovního prostředí formou outsourcingu, které nazýváme kancelářské prostory na klíč, má zájem stále více firem. Největším současným nedostatkem pro větší využití je pouze nízké povědomí potenciálních odběratelů o existenci těchto služeb.“
Asistentka na klíč
Součástí servisu, který si firma společně s kanceláří pronajímá, je zajištění kompletní kancelářské administrativy jako jsou příjem a vyřizování telefonních hovorů, příjem a přeposílání pošty, organizace schůzek, zajištění zasedacích místností atd.. Pokud má podnikatel virtuální kancelář, znamená to, že má pronajatou adresu u specializované firmy, která mu pokrývá základní kancelářský provoz. Každý klient může mít vedenou vlastní telefonní linku, kam mu mohou volat zákazníci a dodavatelé. „Všechny tyto telefonáty přijímáme jménem dané společnosti a po dohodě s klientem buď hovory rovnou vyřizujeme, případně přepojujeme, nebo přebíráme vzkazy. Stejně tak je to s příjímáním pošty. O veškeré korespondenci, kterou převezmeme, je klient okamžitě obeznámen. Po dohodě si buď poštu vyzvedává sám, nebo mu ji přeposíláme na jinou adresu,“ doplňuje Ščamburová.
Podnikatelé mají rovněž možnost využít osobní asistentky, které vyřizují, dle zadání, běžnou kancelářskou agendu a pochůzky. Rozsah jejich práce záleží vždy na vzájemné dohodě s klientem. „Řada podnikatelů využívá naše business centra jako místo setkání se svými klienty, dodavateli nebo partnery, orgány státní správy, případně k poradám nebo školením. K těmto účelům mají kompletně vybavené zasedací místnosti včetně administrativního zázemí, zajištění cateringu a potřebné techniky,“ říká Ščamburová.
Cenová nabídka i kvalita služeb virtuální kanceláří v České republice je v porovnání s ostatními státy v regionu střední a východní Evropy, stejně jako v západní Evropě, nejrůznorodějších. „Cena alternuje od 500 korun do 6000 korun, stejný rozdíl naleznete v kvalitě. Zde spatřuji naše poradenství pro klienty, kteří zvažují využít tyto služby, za zcela nezbytné pro minimalizace rizika spojeného se špatným výběrem,“ upozorňuje Jan Stávek.
Nepodcenit marketing
Nejčastější outsourcingovou službou je HR poradenství a najímání pracovních sil, běžná je externí spolupráce s účetními firmami, právními kancelářemi nebo s profesionály z oblasti IT, marketingu a public relations. Právě poslední dvě položky by se neměly podle odborníků v době hospodářské krize podceňovat. „V období ekonomické recese je potřeba se na tyto procesy zaměřit zejména proto, že se musí nabízené zboží nebo služby přizpůsobit měnící se situaci na trhu. Pokud firma osloví skutečné experty, třeba i z různých konzultantských společností, může na tom v důsledku jedině získat,“ vysvětluje Monika Urbanová, majitelka poradenské společnosti Pentacle Consulting.
Outsourcování marketingových poradců není doménou jen velkých společností. Navíc i ty, pokud mají zřízené interní marketingové oddělení, často najímají externí odborníky nebo celé konzultantské týmy, aby jim s marketingem a komunikací, reklamou i PR, pomohly. Spolupráce se může odehrávat buďto na projektové úrovni, kdy je tým ohodnocen jednorázově, případně se marketingoví specialisté dají najmout dlouhodobě a potom zpravidla bývají odměněni měsíčními (pro klienta často cenově výhodnějšími) paušály.
Zkušenosti s outsourcingem marketingu a public relations má také výrobní společnost H+H Česká republika. „Protože jsme specialisté v oboru výroby stavebních materiálů, je pro nás výhodnější pro činnosti mimo náš obor, jako je třeba i marketing, využívat externí tým odborníků. Pro firmu je to vhodné, nezatěžujeme se zbytečně věcmi, které umí lépe řešit někdo jiný. Outsourcingem šetříme čas a tím i finanční prostředky,“ shrnuje své zkušenosti finanční ředitel H+H Česká republika Martin Svatoš.
„Pronájem“ pracovních sil
Agentury specializované na oblast lidských zdrojů se výběrem a následným zaměstnáním odborníků nebo méně kvalifikovaných pracovních sil na přesně stanovené období zabývají asi nejčastěji. Využitím agenturních zaměstnanců může společnost dosáhnout toho, že jistou dobu využívá jen takové množství pracovníků, které v danou chvíli opravdu potřebuje. „Nedochází tak ke zbytečnému zaměstnávání pracovníků nad rámec skutečné aktuální potřeby. Optimalizace vlastních personálních zdrojů není zdaleka tak flexibilní jako využívání agenturního zaměstnání,“ zmiňuje výhody HR outsourcingu obchodní ředitel společnosti Adecco Martin Jánský.
Agenturní zaměstnanci jsou v pracovně-právním vztahu nikoli vůči společnosti, ve které získali práci, ale vůči personální společnosti. „Při dočasném zaměstnávání je kompletní správa pracovně-právních vztahů přenesena na agenturu. Ta vede i mzdové agendy, financuje inzerci pracovních míst a proces výběru jednotlivých zaměstnanců. Klienti tak ušetří nejen na právních a personálních službách, ale i na službách mzdové účetní,“ objasňuje finanční výhody tohoho postupu Radka Čechová, Branch Manager společnosti Grafton Recruitment. Podle Čechové mají dočasně přidělení pracovníci pro zaměstnance další výrazný přínos - mají totiž větší pracovní nasazení, než kmenoví zaměstnanci, neboť usilují o přestoupení do kmenového stavu. Takovou zkušenost má i jednatel společnosti Blesková razítka Richard Foist, který outsourcoval obchodního zástupce v době, kdy společnost uváděla na trh nový produkt. „Je to ekonomická i časová úspora. Kmenoví zaměstnanci cítí pevné zázemí, jejich produktivita práce není vždy optimální a případné ukončení pracovního procesu bývá problematické a zdlouhavé . U outsourcované služby jsou dány finanční podmínky, cíle a časový horizont splnění úkolu. Vynaložené finanční prostředky jsou přímo úměrné vykonané práci. Spolupráce má pevné mantinely,“ myslí si Foist.
Další nespornou výhodou outsourcingu je fakt, že klient získá možnost přesného plánování a řízení nákladů na dlouhou dobu dopředu. „Vše opět ale závisí na kvalitní přípravě samotné služby a správně definované smlouvě,“ upozorňuje Daniel Frémund ze společnosti Logica.
Poznámka: zkráceno
